TRINKS: EDI als Kernanwendung
Ohne EDI-Software mit seinen rund 1.800 EDI-Partnern zu kommunizieren, kann man sich bei dem Getränkegroßhändler TRINKS heute gar nicht mehr vorstellen. Sowohl bei den reinen EDIFACT-Formaten wie auch bei E-Mail und vereinzelt noch Faxverkehr setzt das Unternehmen mit Hauptsitz in Goslar auf die Technologie der menten GmbH – und dies seit über zwanzig Jahren.
Meike Clausing, Mitarbeiterin in der IT-Abteilung von TRINKS und dort u. a. zuständig für EDI, arbeitet seit 1998 im Unternehmen. Seit ungefähr dieser Zeit beschäftigt sich das Unternehmen auch bereits mit elektronischem Datenaustausch – von Beginn an mit i‑effect®, der Lösung für elektronischen Datenaustausch und Datenintegration auf IBM Power System von menten. Über die Software werden ein- und ausgehende EDIFACT-Nachrichten verarbeitet sowie auch PDF-Dateien als Fax oder E-Mail versendet. Die Abnehmer erhalten Lieferavise (DESADV) zur Ankündigung bevorstehender Lieferungen. Rechnungen werden im ERP-System erzeugt, die Spoolfiles werden mit i‑effect® in das PDF-Format konvertiert und per E-Mail übermittelt.
Das Bestellwesen hin zu seinen Lieferanten organisiert TRINKS ebenfalls nicht mehr in Papierform. Die Getränkehersteller erhalten ORDERS (Bestellungen), schicken ORDRSP (Bestellantworten) zurück und erhalten, wenn sie ihre Rechnungen geschickt haben, ein Zahlungsavis (REMADV).
Knapp 1.800 EDI-Partner hat das IT-Team inzwischen in i‑effect® integriert. Auch Kreditoren, an die das Unternehmen Bestellfaxe schickt, werden dort gepflegt, ebenso wie solche, mit denen man über i‑effect® E-Mail-Verkehr betreibt. Inzwischen werden allerdings kaum noch Faxe verwendet, sondern fast alles, was nicht EDI ist, läuft über E-Mail. Klassischen EDI-Verkehr, also den Austausch der EDIFACT-Formate, betreibt TRINKS mit rund 180 Partnern. In einer typischen Woche werden rund 5.700 Bestellungen, 5.900 Lieferavise und 21.200 Rechnungen mit i‑effect® konvertiert und versendet. Auf der per EDI eingehenden Seite stehen 18.000 Bestellungen, 13.300 Lieferavise und 5.200 Rechnungen.
Keine Übertragungs- oder Verständigungsfehler mehr
„Der Vorteil beim Datenaustausch via EDI besteht darin, dass wir den Anforderungen unserer Partner nach zeitnahen Lieferankündigungen, Bestellbestätigungen etc. gerecht werden und die Fehlerquote durch Kommunikations- oder Verständigungsfehler geringer ist“, sagt Meike Clausing. Analog bei den eingehenden Kundenbestellungen: i‑effect® überträgt diese direkt in das ERP-System, niemand muss mehr Bestelldaten aus Bestellpapieren abtippen. Auch bei der telefonischen Bestellaufnahme treten sonst immer wieder Übertragungs- oder Verständigungsfehler auf. Nicht so beim EDI-Verkehr. Selbst wenn dort einmal eine Artikelnummer falsch übermittelt wird, wird dies im Zuge der Plausibilitätsprüfung schnell aufgeklärt.
Als Kommunikationskanal nutzt TRINKS AS2. Dabei fallen kaum Übertragungskosten an; alles, was man benötigt, ist eine Internetverbindung. Die eingehenden Formate werden mit i‑effect® in die Inhouse-Schnittstellen konvertiert und so in die iSeries-/DB2-Systeme eingelesen. Neben AS2 als hauptsächlichem Kommunikationskanal erhält TRINKS auch EDIFACT-Daten per SFTP oder als E-Mail Anhang und verarbeitet diese mit i‑effect®. Im ERP-Bereich startete TRINKS seinerzeit mit der AS/400-Software „Dogas/400“ der Copa Systeme GmbH. Um diese herum hat das IT-Team in den letzten Jahren viele Zusatzkomponenten entwickelt, etwa im Bereich Fakturierung. Dieses Konstrukt wird derzeit durch eine Branchenlösung für die Getränkeindustrie von SAP abgelöst.
„Im ersten Schritt behalten wir dabei die bisherigen Inhouse-Dateien, die künftig in das SAP-IDOC-Format konvertiert werden“ erklärt Meike Clausing. Dieses Mapping findet in i‑effect® statt. Das FI/CO-Buchhaltungsmodul von SAP ist bereits produktiv. Mittlerweile wird der Konverter aus beiden Systemen bedient und befüllt Inhouse-Dateien, erzeugt Daten im IDOC- und EDIFACT-Format und dient auch intern als Datendrehscheibe zwischen den Systemen. Dazu wurden in der menten-Lösung neue Mappings angelegt.
Acht verschiedene Mappings für einzelne Kundengruppen
Kommuniziert ein Unternehmen – wie TRINKS – mit vielen Unternehmen via EDI, besteht die Herausforderung stets darin, dass jeder Partner andere Eigenheiten hat, was die Gestaltung seiner EDI-Formate anbetrifft. Nur die wenigsten halten sich an den echten EDIFACT-Standard. Kunden- bzw. partnerindividuelle Abweichungen sind die Regel - diese müssen im Mapping hinterlegt werden. „Mit einem Standard-Mapping kommen wir definitiv nicht hin, weil es so viele Abweichungen gibt. Allein für die Bestellungen haben wir acht verschiedene Mappings für einzelne Kundengruppen“, erzählt Meike Clausing.
Das Erstellen der Mappings in i‑effect® übernimmt die TRINKS-IT zu einem Großteil selbst. Meike Clausing: „Die Mapping-GUI wurde dafür so gestaltet, dass – wenn man sich einmal damit beschäftigt hat – wir die Mappings im Wesentlichen selbst aufbauen können.“ Manchmal fehlt aber einfach die Zeit oder das Mapping ist technisch etwas anspruchsvoller – dann hilft das Support-Team von menten natürlich weiter.
In 20 Jahren nicht einmal ausgefallen
Installiert ist das EDI-System auf den Servern im eigenen Haus. Detlef Waschke, IT-Leiter der TRINKS GmbH: „i-effect ist für uns eine Kernanwendung. Wenn es einmal ausfällt, wäre das schlecht. Dies ist aber in den letzten 20 Jahren nicht einmal der Fall gewesen.“ Mit dem Support der menten GmbH ist die IT-Abteilung äußerst zufrieden, reagiert wird schnell, die Antworten sind kompetent. Immer wieder einmal ändern zum Beispiel Partner Parameter in der Formatierung ihrer EDI-Dateien; hier kann dann bei Bedarf das Support-Team unterstützen. Kundenbestellungen über App, wie sie menten bereits für andere Kunden realisiert hat, sind für TRINKS eine interessante Option, was den weiteren Ausbau des Systems angeht.
Das Unternehmen
Die TRINKS GmbH mit Hauptsitz in Goslar ist in Deutschland einer der führenden Dienstleister im Bereich der Getränke-Logistik. Als Getränkefachgroßhandel (GFGH) beliefert TRINKS den Lebensmittelhandel und Getränkeabholmärkte in einer Großverteilerfunktion. Das Unternehmen bezieht die Produkte von seinen Lieferanten und übernimmt kundenseitig die Vollgutbelieferung wie auch die Leergutentsorgung. TRINKS zählt 17 national verteilte Standorte mit ca. 700.000 m² Fläche, 10.000 Abladestellen inkl. Abholkunden und rd. 17.000 Vollgutartikel sowie 4.000 Serviceartikel. Mit 1.600 Beschäftigten erwirtschaftete das Unternehmen 2018 einen Netto-Umsatz von 1,6 Mrd. Euro.
Herausforderungen
Bei der Vielzahl an zu verarbeitenden Nachrichten, innerhalb eines sehr kurzen Zeitfensters, müssen verschiedenste Nachrichtenarten, mit individuellen Anpassungen, in den EDI-Standard konvertiert und in das ERP System übernommen werden. Voraussetzung hier ist eine Vereinheitlichung der Daten vor der Übernahme ins ERP-System, damit keine manuellen Tätigkeiten nach der Datenübernahme erforderlich sind. Verständigungs- und Übertragungsfehler werden somit schon vor der Übernahme der Daten ausgeschlossen.
Lösungen
Die EDI-Lösung von menten setzt die TRINKS bereits seit etwa 1998 ein. Besondere Anforderungen können über partnerindividuelle Mappings erfüllt werden, da hier Logik vor- oder nachgelagert eingebunden werden kann. Angebunden sind heute rd. 1.800 EDI-Partner. Sowohl EDI-Kommunikation als auch die Konvertierung zwischen eingehenden Formaten und der internen DB2 übernimmt i‑effect®.
Nutzen
Wesentliche Vorteile beim Einsatz von EDI sind die hohe Prozessgeschwindigkeit und die fehlerfreie Kommunikation innerhalb der gesamten Prozesskette von der Bestellung bis zum elektronischen Versand der Rechnung. Durch die Papiereinsparung leistet TRINKS zudem einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz.