Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?

5 Fragen und Antworten
für ein besseres Verständnis zum Thema EDI

EDI Prozess

Was ist EDI?

EDI ist die Abkürzung für den Begriff Electronic Data Interchange, und im deutschen Raum wird dieser Begriff als elektronischer Datenaustausch (EDI) bezeichnet. Unter dem Sammlungsbegriff EDI ist der strukturierte und IT-gestützte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern (Lieferant & Kunde) gemeint. Bezogen auf klassische Geschäftsprozesse sind dies beispielsweise Dokumente wie Bestellungen, Liefermeldungen oder auch Rechnungen. Es kann sich bei EDI-Nachrichten aber auch um Stammdaten oder branchenbezogene Dokumente handeln. Für die Energiebranche sind dies unter anderem Zählerdaten und für den Handel Bestands- oder Preislisten.

Statt also wie auf klassische Art ein Papierdokument zu versenden, wird bei der Verwendung von EDI ein elektronisches Dokument ausgetauscht. Eine Besonderheit beim Austausch von EDI-Nachrichten ist die gemeinsame Verständigung auf einen Standard zur strukturierten Darstellung der Informationen. Die andere ist die Verwendung eines für den regelmäßigen Datenaustausch geeigneten Kommunikationskanal.

So funktioniert ein EDI Ablauf

Das übergeordnete Ziel des elektronischen Datenaustausches ist es, den regelmäßigen Austausch von Geschäftsdokumenten anhand nationaler oder internationaler Normen zu standardisieren und damit zu vereinheitlichen. Simpler ausgedrückt: Es können Daten einfach und trotzdem sicher zwischen Unternehmen mithilfe von einheitlichen Regeln ausgetauscht werden. Durch den einheitlichen Standard, welcher losgelöst vom eingesetzten ERP-, Warenwirtschaftssystem oder der Branche gilt, sollen möglichst viele Marktteilnehmer mithilfe von EDI in der Lage sein, möglichst viele Arbeitsabläufe in elektronischer Form durchführen zu können. Durch die automatisierte Verarbeitung von EDI-Nachrichten entfallen manuelle Erfassungstätigkeiten, sodass die Geschäftsprozesse deutlich schneller und auch effizienter ablaufen können.

Konkret bedeutet EDI, dass z.B. Bestellungen nicht mehr per Hand durch einen Sachbearbeiter im System erfasst werden müssen, sondern dass das System diese Informationen automatisch aufnimmt und diese mithilfe von festgelegten Regeln bearbeitet. In vielen Geschäftsbeziehungen ist der Austausch von EDI-Dokumenten heutzutage gängige Praxis. Hierfür werden EDI-Systeme benötigt, die durch EDI-Dienstleister on Premise, in der Cloud oder als Managed-Service angeboten werden.

Wie funktioniert EDI?

Bei EDI wird im Wesentlichen eine Datei von einem zum anderen Unternehmen übermittelt. Ein solcher EDI-Prozess besteht beim genaueren Hinsehen in der Regel aus zwei Schritten: Der Konvertierung und dem Versand bzw. dem Empfang der EDI-Nachricht. Vereinfacht formuliert wird eine Textdatei, die einem bestimmten Format entspricht, versendet oder empfangen. Das standardisierte Format hilft beiden Seiten die Datei automatisiert weiterzuverarbeiten - also z.B. dass die Bestellung ohne zeitliche Verzögerung und menschliches Zutun in den Systemen erfasst wird. Für die beiden EDI-Aufgaben (Konvertierung & Kommunikation) gibt es in der IT geeignete EDI-Software, die entweder beide oder nur eine der beiden Aufgaben übernimmt.

So funktioniert EDI-Software

EDI-Nachrichtenformate

Je nach Branche und Anwendungsfall werden unterschiedliche Austauschformate gefordert. Das im europäischen Raum am häufigsten geforderte Format ist sicherlich das von der UN/ECE entwickelte Format EDIFACT. Aufbauend auf diesem Format gibt es eine Reihe von sogenannten Subsets, welche von Branchenverbänden kreiert wurden und somit vor allem innerhalb einer bestimmten Branche zum Einsatz kommen. Das bekannteste Subset eines EDIFACT-Nachrichtenstandards ist das EANCOM-Format der GS1. Neben dem EDIFACT-Datenformat existieren noch weitere EDI-Datenformate, hierzu zählen z. B. ANSI X.12, ODETTE, OPENTRANS, ZUGFeRD und weitere.

Häufig gibt ein Branchenverband oder der Partner das gewünschte Datenformat bei der EDI-Anbindung mit an.

Liste der üblichen EDI-Datenformate

  • CSV
  • Factur.X
  • FLATFILE
  • TRADACOMS
  • SAP IDOC
  • X12
  • XRECHNUNG
  • ZUGFeRD
  • XML

Liste der EDI-Übertragungsprotokolle

  • AS2
  • SFTP/FTP/FTPS
  • HTTP
  • OFTP2
  • SOAP
  • X.400

Wie wird eine Datei im EDI-Format erzeugt?

Ein sogenannter EDI-Konverter transformiert die Daten aus der Quelle - auch Schnittstelle genannt - in das vom Empfänger geforderte Nachrichtenformat z. B. EDIFACT. Im EDI-Sprachgebrauch werden diese Implementierungen auch als EDI-Konnektoren bezeichnet, weil sich die EDI-Software an die Schnittstelle des ERP/WWS anbindet. Die Anbindung sorgt konkret dafür, dass bei der Erzeugung eines Auftrags im ERP im Hintergrund auch eine EDI-Datei erzeugt wird.

Wie gelangt die EDI-Datei zum Partner?

Ähnlich wie bei den Datenformaten, gibt es auch bei den Transportprotokollen branchentypische EDI-Austauschprotokolle. Prominentestes Beispiel für ein branchennahes Kommunikationsmittel ist mit Sicherheit das OFTP2 Protokoll, welches vor allem im Automobilsektor Verwendung findet. In anderen Branchen wie z. B. dem Handel oder der Energiebranche ist AS2 das am häufigsten verwendete Protokoll. Bei den modernen Kommunikationsprotokollen spielen vor allem Verschlüsselung, Signatur und eine Quittierung zum Übertragungsstatus der Nachricht eine Rolle.

EDI vorher/nachher

Zusammengefasst wird der bisher auf papiergestützte Austausch von Dokumenten digitalisiert und damit auch automatisiert. Hierdurch wird eine Bestellung die via EDI versendet wurde, aus Sicht des Lieferanten unmittelbar in seiner Warenwirtschaft erscheinen und das ohne manuellen Eingriff eines Mitarbeiters.

Papier-Prozess

Dokumentenaustausch Papier Prozess

EDI-Prozess(Format A: ERP-connector)

EDI Prozesse in 6  Schritten

Vorteile von EDI

Die Digitalisierung und damit auch die Fähigkeit schnell auf veränderte IT-Anforderungen am Markt reagieren zu können sind heute essentiell. Die Möglichkeit mit Kunden und Lieferanten Geschäftsdokumente auch via EDI auszutauschen zu können, ist für einige Unternehmen von zentraler Bedeutung. Da die Geschäftsprozesse vieler Branchen durch gestiegene Kosten oder Wettbewerb auf die weitere Optimierung von Prozessen angewiesen sind, spielt EDI eine zentrale Rolle. EDI verbessert die Effizienz und die Effektivität von Geschäftsprozessen. EDI ist automatisiert und damit weder zeitverzögert noch abhängig von der Ressource Personal.

Zusammenfassend bringt EDI die folgenden Vorteile:

Wettbewerbsvorteil durch verschiedene Anbindungsvarianten gegenüber den Mitbewerbern
Beschleunigung & Verbesserung der Prozesse entlang der gesamten Supply-Chain (Prozessgeschwindigkeit und Prozessqualität)
Minimierung der Fehleranfälligkeit von Mitarbeitereingaben bei der Verarbeitung oder Erzeugung von Dokumenten (Stichwort: Medienbruch)
Umweltschonender durch Wegfall von Belegaustausch auf Papierbasis und Emissionen beim Transport
Minimierung der Prozesskosten (Zeitersparnis, da die Bindung von Mitarbeitern für die Verarbeitung von z. B. Faxbestellungen wegfällt, Versandkosten in Form von Porto)
Detailgenauigkeit durch die Aufnahme zusätzlicher Informationen, die bis dato aus Zeitgründen nicht gespeichert wurden
Außendarstellung am Markt durch digitale Anbindungsmöglichkeiten
Integration der Informationen und anderer Prozesse
Nachvollziehbarkeit der Prozesse
Optimierung des Cashflows

Was wird benötigt, um EDI zu implementieren?

Für eine schnelle und einfache EDI-Anbindung von Geschäftspartnern ist die Verwendung einer EDI-Lösung besonders hilfreich, da diese bereits viele der benötigten Funktionalitäten enthält und die Einrichtung der EDI Prozesse erleichtert. Mithilfe der Standardsoftware müssen die notwendigen Schritte im EDI-Betrieb nicht selbst programmiert, sondern nur konfiguriert werden.
EDI-Systeme gibt es in zwei verschiedenen Ausprägungen: Die On-Premise und die Cloud-Variante (EDI-Clearing). Beide Ausprägungen besitzen je nach Anwendungsfall bestimmte Vor- und Nachteile.

EDI-Betriebsmodelle

Für die Einrichtung des EDI-Prozesses mit einem Partner muss zunächst die Quelle oder das Ziel für die Daten definiert werden. Dies wird häufig auch als "Inhouse-Schnittstelle" bezeichnet. Hierbei kann es sich um eine Datenbanktabelle oder eine Textdatei handeln, die die Informationen zur Erstellung oder Verarbeitung des Geschäftsdokuments enthält. Eine Reihe von Warenwirtschaftssystemen oder ERPs besitzen diese EDI-Schnittstellen bereits von Hause aus. Bei stark an das Unternehmen angepassten Systemen müssen die Schnittstellen häufig noch für die EDI-Verwendung vorbereitet werden. An dieser Stelle hilft der Systembetreuer zur Identifikation & Konfiguration der richtigen Schnittstelle für das EDI-System.

4 Kriterien für den EDI-Start

  • • ERP/WWS-Konnektor, auch als Schnittstelle bezeichnet: Quelle und Ziel für die Daten
  • • GLN oder eindeutige Identifikation - optional GTIN zur Artikelidentifikation
  • • Mindestens ein unterstütztes Kommunikationsprotokoll & Nachrichtenstandard
  • • EDI-Software oder EDI-Provider für Konvertierung und Transport der EDI-Nachrichten

EDI-Onboarding im Detail: Der 3 Punkte Plan

1. Abstimmung
  1. Einigung auf die Anzahl und Art der EDI-Nachrichtenarten, die ausgetauscht werden sollen
  2. Einigung auf einen gemeinsamen EDI-Nachrichtenstandard und Dateiformat
  3. Einigung auf ein Transportprotokoll
2. Testphase
  1. Implementierung des Konnektoren zum ERP oder der Warenwirtschaft (Datei oder Datenbankschnittstelle)
  2. Test des Transportprotokolls "Smoke-Test": Dateiversand und Dateiempfang
  3. Verarbeitungstest der Nachrichten - Überprüfung der Daten
  4. Test möglichst vieler Ausprägungen der Nachrichten
3. Produktivsetzung
  1. Terminabstimmung zur Umstellung auf den EDI-Betrieb
  2. Beobachtungsphase: Zusätzliche manuelle Kontrolle der ersten Nachrichten auf korrekte Verarbeitung

Die Auswahl des geeigneten EDI-Betriebsmodells

Um zu verstehen wie eine geeignete EDI-Software ausgewählt werden kann, ist zunächst eine Definition für den Begriff EDI-Software notwendig. Als EDI-Software werden diejenigen Softwarekomponenten verstanden, die Unternehmen befähigen EDI-Nachrichten mit anderen Unternehmen auszutauschen. Dabei leistet die EDI-Software die Konvertierungs- und Transportaufgaben. Sie wandelt die Daten in die gewünschte Form und versendet und empfängt diese. Diese Tätigkeiten müssen durch die Software durchgeführt und im Tagesgeschäft überwacht werden. 

Grundsätzlich gibt es zwei Betriebsarten zwischen denen unterschieden werden kann: Die On-Premise und die Cloud-Variante. Neben der Eigentumsfrage und der damit verbundenen Abhängigkeit von einem Provider, ist die Wahl der Betriebsart häufig auch eine Frage der Datensicherheit und damit der Datenhoheit.

EDI On-Premise-Variante

Bei der On-Premise-Variante wird die EDI-Lösung durch das Unternehmen auf eigener oder gemieteter Infrastruktur betrieben und damit meistens auch selbst verwaltet. Bei der Verwaltung der On-Premise-Variante gibt es aber auch hybride Betreuungsmodelle bei denen der Anbieter der Software auch die Betreuung und Verwaltung der EDI-Software übernimmt. Der größte Vorteil bei der Wahl der On-Premise-Betriebsart gegenüber der Cloud ist die geringe Abhängigkeit vom Provider und die Datenhoheit.

Neue Anbindungen oder Anforderungen von EDI-Partnern können kurzfristig selbst realisiert werden, ohne dass eine Abhängigkeit von den Personalressourcen des Providers besteht. Sogar das Gegenteil ist der Fall: Die EDI-Aufgaben können so lange selbst erledigt werden, solange die internen notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Wenn es dann doch einmal knapp mit den eigenen Ressourcen wird, kann der EDI-Softwarelieferant hinzugezogen werden, um so schnell wie möglich wichtige Änderungen oder neue Anforderungen zu realisieren.

Neben der Schnelligkeit und Flexibilität bei neuen Anforderungen ist auch die Datensicherheit ein zentrales Argument für den Eigenbetrieb der EDI-Lösung. Bei On-Premise wird EDI in einem eigenen Rechenzentrum und damit auf eigener Hardware betrieben: Damit ist der Standort und vor allem die Zugriffbeschränkung auf die sensiblen Unternehmensdaten, die sich zum Teil in einer EDI-Datei wiederfinden, sichergestellt.

Zu guter Letzt ist auch die Gewährleistung einer langen Betriebsdauer sichergestellt. Eine einmal eingerichtete EDI-Software wird häufig über viele Jahre betrieben, in der Regel für circa 5-15 Jahre. In solchen Fällen ist die On-Premise Lösung häufig die geeignetere Variante, da sich die Kosten für diese nach einigen Jahren bereits amortisiert haben. Im Gegensatz zur Cloud-Variante kann sie selbst dann weiter zu gleichen Kosten betrieben werden, wenn sich das Preis- oder Leistungsmodell des Anbieters ändert.

EDI Cloud-Service/EDI-Clearing/
EDI-Managed-Service

Bei der Cloud-Variante wird eine EDI-Lösung eines Providers zur Erledigung der EDI-Aufgaben verwendet. Dabei ist keine Installation der EDI-Software auf eigener Hardware notwendig. Der Zugriff auf die EDI-Software - in der Cloud häufig als EDI-Plattform bezeichnet - erfolgt über das Internet in einem Browser. Das Monitoring, die Verwaltung und die Neueinrichtung erfolgt dabei häufig durch standardisierte Ansichten und mithilfe von Wizards. Größter Vorteil von EDI-Cloud-Lösungen ist die schnelle Einrichtung von EDI-Standardfällen, die bereits von vielen anderen Kunden eingesetzt werden.

Hinter diesem Vorteil steckt häufig aber auch einer der größten Nachteile der Cloud-Variante. Sie ist nicht so einfach und schnell an die eigenen Anforderungen anzupassen, vor allem dann nicht, wenn die Inhouse bzw. EDI-Schnittstelle sich stark vom Standard abhebt und ad-hoc so nicht unterstützt wird.

Die Wahl einer Cloud-Lösung wird von vielen Unternehmen beim EDI-Einstieg bevorzugt, da die Betriebs- und Einrichtungskosten anfänglich sehr gering sind. Da die Kosten und vor allem die Abhängigkeit von der Plattform allerdings mit zunehmender Nutzung und Skalierung steigen, ist in jedem Fall eine genaue Kostenrechnung über den gesamten Nutzungszeitraum anzustellen.

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