Egetürk: Schneller und fehlerfrei kommissionieren mit EDI
Mit der auf IBM i basierenden Lösung i‑effect® von menten automatisiert der führende Produzent türkischer Wurst- und Fleischwaren seine Kommunikation mit Großkunden.
Mit der Herstellung von Sucuk, der landestypischen Knoblauchwurst, fing es 1966 an. Heute beliefert das Kölner Unternehmen Egetürk mit seiner Produktpalette aus inzwischen 49 Artikeln Länder in ganz Europa und darüber hinaus. Dies erfordert ausgeklügelte Logistik mit Großhändlern, flankiert durch moderne IT. Ihr Bestellwesen gestaltet die Egetürk Wurst- und Fleischwarenfabrikation GmbH & Co. KG seit kurzem über EDI-Technologie ihres externen IT-Partners menten GmbH. Inzwischen ist auch eine Bestell-App im Einsatz, die bei den Großhändlern rasch an Beliebtheit gewann.
Egetürk geht mit der Zeit und versteht sich als Qualitätsführer und technischer Vorreiter in allen Belangen, seien es die eigenen Produktions- und Qualitätssicherungsprozesse oder der technische Unterbau in Form moderner IT-Lösungen. Seit über 30 Jahren ist die menten GmbH die externe IT-Abteilung von Egetürk. Zwei Tage pro Woche ist ein Spezialist vor Ort und kümmert sich darum, dass Hard- und Software interagieren und auf aktuellem Stand sind. Aus dem Wunsch heraus, die Annahme von Bestellungen zu vereinfachen, entstand Mitte 2018 ein neues Projekt zur EDI-Übertragung. Aufhänger war die Kommunikation mit einer großen europäischen Lebensmittel-Einzelhandelskette. Die Zentralläger des Unternehmens beliefert Egetürk von Köln aus. Der Kunde generiert die Bestellungen aus seinem Warenwirtschaftssystem und übermittelte sie aktuell noch traditionell per Fax. Koray Dagli, Verkaufsleiter bei Egetürk: „Das Unternehmen bezieht insgesamt elf unserer Produkte. Jede Bestellung umfasst rund 35-40 Artikel auf mehreren Seiten, die wir im Vertrieb dann per Hand in unsere Warenwirtschaftssoftware übertragen mussten. Das Bestellwesen der Kunden ist streng durchorganisiert, es gibt z. B. Bestellnummern, Liefertermine und anderen Informationen, die wir unbedingt bei uns im System miterfassen müssen, da es sonst Probleme bei der Warenannahme gibt.“ Da hier immer mal wieder Flüchtigkeitsfehler auftreten, schlug die menten GmbH die Einrichtung einer EDI-Übertragung von Bestellungen vor. So ließe sich auch die gesamte Zettelwirtschaft aus Faxen und Kopien vermeiden.
„Bye-bye“ Faxbestellung
„Im Sommer wurde i‑effect® bei Egetürk eingerichtet, die Lösung der menten GmbH für elektronischen Datenaustausch und Datenintegration auf IBM Power System. Sie vereinfacht den Auftragseingang enorm, da jede Bestellung der Einzelhandelsketten damit automatisch in der Warenwirtschaftssoftware aufschlägt. Manuell muss nichts mehr eingetragen werden, das Faxgerät bleibt stumm, zumindest bei den Bestelldaten dieses Kunden. Koray Dagli: „Wir müssen nun nur noch den Bestellwert überprüfen, können den Auftrag dann sofort freigeben und uns an die Kalkulation machen. Mit einem weiteren Mausklick ist der Lieferschein erstellt.“ Mit der IT-Abteilung des Kunden wurde das neue Vorgehen abgestimmt. Als Wunschprotokoll hatte der Einzelhändler das Kommunikationsmodul AS2 angegeben, übermittelt werden die ORDERS (Bestellungen) im EDIFACT-Standardformat. Der EDI-Konverter i‑effect® konvertiert die eingehenden EDIFACT-Nachrichten in das vom Egetürk-Warenwirtschaftssystem verarbeitbare XML-Format. Das Ergebnis: keine fehlerhaften Dateneingaben mehr, was wiederum die Datenqualität verbessert. So beschleunigt sich der gesamte Transaktionsprozess, weil keine Arbeit wiederholt werden muss, und Egetürk kann seine Kunden schneller bedienen. Das Mapping, also die Anpassung der Daten (z. B. Entfernen führender Nullen, Ändern des Datumsformats, Rundung…), damit sie in das Format der ERP-Software passen, übernimmt menten für Egetürk als Dienstleistung.
Jeder Kunde ordert anders
„Jeder Kunde ordert anders“, erzählt Koray Dagli. „Manche schicken E-Mails, einige füllen unsere Bestellformulare aus und senden sie per Fax, andere nutzen die Formulare ihrer eigenen Software, viele bestellen heute auch schon vom Smartphone aus.“ So unterschiedlich die eingehenden Nachrichten, so aufwändig ist es für Egetürk, alle Aufträge in seine ERP-Software einzupflegen. „Wir wollen unsere Ware innerhalb von drei bis vier Stunden kommissioniert haben, und das funktioniert natürlich nicht, wenn man die Bestellungen von vornherein falsch im System erfasst. Das ist später nur noch schwer zu korrigieren. Deshalb ist die elektronische Übertragung für uns so vorteilhaft, denn damit werden alle Aufträge automatisch, korrekt und vor allem schnell erfasst“, so Dagli.
Weil nicht jeder Großhändler weiß, was EDI ist – geschweige denn bereit wäre, eine Infrastruktur zum Versand von EDI-Nachrichten einzurichten – hat sich Egetürk ein weiteres technisches Hilfsmittel überlegt, mit dem sich Bestellvorgänge kanalisieren und vereinfachen lassen: die App „Egetürk-Händler“, von menten entwickelt und seit Herbst 2018 im iTunes bzw. Google Play Store verfügbar. Jeder Händler kann sie sich kostenlos herunterladen und darüber seine Bestellungen absetzen.
„Appifizierung“ ist im Fleischgroßhandel angekommen
Der Ablauf per App-Bestellung läuft wie folgt ab: Sobald die Bestellung eintrifft, kann der Vertriebler über ein Interface die übermittelten Daten noch einmal kontrollieren und lädt sie anschließend per „Importieren“-Befehl ins ERP-System. Das manuelle Einpflegen fällt damit komplett weg – eine große Erleichterung. 15% der Kunden haben die App als Tester in den ersten Wochen getestet. Dadurch konnte Egetürk erste Erfahrungen sammeln und im System prüfen, ob alle Umsätze richtig erfasst und verbucht werden. Ab Anfang 2019 will Egetürk bei seinen Kunden verstärkt auch für die App werben, damit möglichst viele sie künftig verwenden. Nutzbar ist sie auch als browserbasierte Variante für PC/Notebook; wer also ungern am Handy arbeitet oder bestellt, kann dies künftig einfach über die Egetürk-Webseite tun. „Das ist für beide Seiten einfacher“, findet Koray Dagli, dem die positive Reaktion der Kunden Recht gibt. Im eigenen Lager kann der Kunde über die in der App integrierte Barcode-Scan-Funktion zudem Produkte schneller erfassen, was die Bestellung nochmals vereinfacht. Circa 100 Tonnen Fleisch liefert Egetürk täglich aus. Seit Nutzung von EDI-Schnittstelle und App hat der Fleisch- und Wurstproduzent noch keine einzige fehlerhafte Menge versandt. Derzeit wird darüber nachgedacht, auch die Kommunikation hin zum Kunden per EDI ablaufen zu lassen. Liefermeldungen sollen als so genannte DESADV eingeführt werden. Mit ihr erhält der Kunde zugleich den elektronischen Lieferschein avisiert (der momentan noch mit der Ware in Papierform kommt). So sieht der Kunde schon im Vorhinein, in welchem Zustand die Palette eintreffen wird und kann seine Lagerplanung damit vereinfachen.
Das Unternehmen
Egetürk wurde 1966 von Burhan Öngören gegründet und ist heute einer der wichtigsten Wurst- und Fleischwarenhersteller in Deutschland. Produziert wird auf einer Produktionsfläche von 63.000 m² in Köln-Feldkassel. Hygienestandards haben bei einer Gesamtkapazität von 150 Tonnen Wurstwaren pro Tag in jeder Produktionsphase höchste Priorität. Das Unternehmen ist seit seiner Gründung in Bezug auf Beschäftigtenzahl, Umsatz, Produktionsfläche und Produktpalette stetig gewachsen.
2004 vollzog Egetürk mit der Anschaffung eines modernen Maschinenparks die Automatisierung. Durch die Integration zehn neuer Slicer stieg die Kapazität auf 80 Tonnen Schnittgut pro Tag. Zusammen mit den weiteren Investitionen wurde die Verarbeitungskapazität des Werks auf 150 Tonnen Fleischwaren pro Tag erweitert. Damit gehört Egetürk zu den führenden Lebensmittelproduzenten in Deutschland.
Burhan Öngörens Neffe, Ahmet Eden (Geschäftsführer) führt das Unternehmen nun in 2. Generation fort.
Herausforderungen
Egetürk erhält Bestellaufträge von seinen Kunden in verschiedenster Form: per Fax, E-Mail, vom Handy aus. Die Daten in das eigene ERP-System einzupflegen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Deshalb wollte Egetürk die Kommunikation in seinem Bestellwesen digitalisieren und automatisieren.
Lösungen
i‑effect®, die Lösung der menten GmbH für elektronischen Datenaustausch und Datenintegration auf IBM Power System, nimmt eintreffende EDIFCAT-Nachrichten des Großkunden entgegen, konvertiert sie in ein von der Egetürk-ERP-Software lesbares Format und spielt sie automatisch in das System. Über die Bereitstellung einer App öffnet menten den Weg der elektronischen Bestellung auch für Großhändler ohne EDI-Infrastruktur.
Nutzen
Der gesamte Bestellvorgang wurde mit der menten-Lösung vereinfacht, alle Aufträge werden automatisch, fehlerfrei und schnell erfasst, Egetürk kann seine Kunden eher und vor allem zuverlässiger bedienen.