Kazenmaier: Flexible Integration
von XRechnung und ZUGFeRD
Der elektronische Belegaustausch entwickelt sich zum Standard. Mit i‑effect® integrierte Kazenmaier Fleetservice die Option, neue Rechnungsformate mit einem Klick aus bestehenden Anwendungen heraus zu erzeugen. menten begleitete die teils aufwändigen Anpassungen des Backends bis zum erfolgreichen Praxisstart der neuen Dateiformate.
Herausforderung: Gewachsene Infrastruktur
„Wir hatten besondere Anforderungen an die neue Lösung, das hat die Anbieterauswahl eingeschränkt“, berichtet Tobias Krahl, IT-Leiter bei Kazenmaier. Um die IT-Infrastruktur nicht zu verkomplizieren und bestehende Anwendungen weiterzunutzen, sollte das neue Tool sich nahtlos in diese bestehenden Prozesse einfügen. Statt die neuen Formate aus den einzelnen Druckprogrammen zu generieren, musste das Tool dazu auf die zentrale Datentabelle zugreifen.
Kazenmaiers IT-Implementierungspartner iTEC kannte die menten GmbH und nahm Kontakt auf. Schnell stellte sich heraus, dass i‑effect® dank seines modularen Aufbaus flexibel genug wäre, um auch in der technisch anspruchsvollen Situation zu funktionieren. „Wir brauchten keine grafische Oberfläche, sondern wollten die Integration über Schnittstellen an den physischen Tabellen vornehmen“, erklärt Softwareentwickler und -berater Georg Schiendzielorz von iTEC.
Um das Risiko für Kazenmaier und iTEC zu senken, bot menten Georg Schiendzielorz an, i‑effect® kostenlos zu testen. In einem Proof of Concept konnte er prüfen, ob die Technologien tatsächlich harmonierten und das Handling seinen Vorstellungen entsprach. Sein Fazit: „menten hat da eine sehr gute Lösung im Angebot, die für unseren Anwendungsfall perfekt war.“
In kürzester Zeit zum ersten Go-Live
Von der Entscheidung für i‑effect® bis zum ersten Versand der neuen Rechnungsformate vergingen rund acht Wochen. „Die internen Abstimmungen und Vorbereitungen haben etwas länger gedauert“, erinnert sich Tobias Krahl. Die interne Vorbereitungszeit sei jedoch wichtig gewesen. „Man sollte sich Klarheit über die eigenen Rechnungsanforderungen verschaffen und sicherstellen, dass die eigenen Systeme für die Implementierung gerüstet sind.“ Bei Kazenmaier bedeutete das: Vor der Implementierung noch die neueste OS-Version zu installieren und ein geeignetes Testsystem aufzusetzen.
IT-Partner iTEC übernahm die Integration von i‑effect® ins Backend und die Konfiguration. Von der Anwendung selbst ist Georg Schiendzielorz überzeugt, nur die Online-Dokumentation war aus seiner Sicht verbesserungswürdig. „Man merkt, dass sie von Experten geschrieben wurde, die viel Wissen voraussetzen.“ Sein Feedback war für menten besonders wertvoll. Denn Kazenmaier gehörte zu den ersten Kunden der neuen Rechnungsformate und die Rückmeldung aus der Praxis half, die Anleitungen zu optimieren.
Mit neuer Technologie fit für zukünftige Entwicklungen
Für Tobias Krahl und seine Kolleginnen in der Buchhaltung war von den technischen Herausforderungen nichts zu spüren. „Ich musste die Anwendung einfach installieren. Auf meine ein, zwei Fragen hat menten immer schnell reagiert.“ Jetzt nutzen die Mitarbeiter ihr gewohntes Anwendungsumfeld. Mit Häkchen kennzeichnen sie einmalig, in welchem Format die Belege für einen Kunden erzeugt werden sollen. Nicht nur Behörden, alle Kunden können zwischen verschiedenen elektronischen Belegformaten wählen.
„In Zukunft wird das ein Servicevorteil für uns sein“, ist sich Tobias Krahl sicher. „Die Digitalisierung spielt eine immer größere Rolle und irgendwann werden elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD von Geschäftspartnern einfach erwartet.“
Über Kazenmaier Fleetservice GmbH
Als markenneutrale Leasinggesellschaft bietet die Kazenmaier Fleetservice GmbH digitalisierte Leasinglösungen und Full-Service-Dienstleistungen für E-Fahrzeuge, thermische Fahrzeuge, Wasserstoffautos und Fahrräder im Dienstradmodell an. Dabei ist ein Schwerpunkt des Unternehmens die Operationalisierung von staatlichen Förderprogrammen für den Markthochlauf Elektromobilität der Bundesregierung. Durch die Zusammenarbeit mit den Bundesministerien für Umwelt und Verkehr ist es Kazenmaier als einer der ersten Leasinggesellschaften möglich, ihren Kunden den Zugang zu Fördermitteln für Elektromobilität ohne Umwege und Aufwand zu ermöglichen.
Herausforderungen
Kazenmaier ist als Geschäftspartner von öffentlichen Einrichtungen und Behörden verpflichtet, sein Rechnungsformat von PDF auf XRechnung umzustellen. Bestehende Prozesse sollten möglichst wenig verändert und vorhandene Anwendungen weiter genutzt werden.
Lösungen
In Zusammenarbeit mit iTEC Services und menten implementierte Kazenmaier i‑effect®. Die bestehenden Anwendungen wurden im Frontend nur minimal verändert, die notwendigen technischen Änderungen im Backend in die Systeme integriert.
Nutzen
Kazenmaier kann die gesetzlichen Vorgaben für die Belegerstellung heute mit wenigen Klicks einhalten. Gleichzeitig stärkt das Unternehmen seinen Service: Denn neue Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD) können mit der neuen Technologie allen Kunden angeboten werden. Wer mit öffentlichen Auftraggebern abrechnet, ist mittlerweile verpflichtet, elektronische Belege in einem zugelassenen Format zu senden und zu empfangen. Da Kazenmaier regelmäßig mit öffentlichen Einrichtungen und Behörden zusammenarbeitet, war das Unternehmen von der Gesetzesänderung betroffen. Die bisher verwendeten PDF-Rechnungen erfüllten die Anforderungen nicht. Stattdessen musste das Unternehmen auf XRechnung und ZUGFeRD umstellen.