Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell und ermöglicht einen standardisierten elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Die Grundlage dieses Formats/der XRechnung bildet die Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments, sowie die EN 16931. Während die EU-Richtlinie die Rahmenbedingungen für elektronischen Rechnungsaustausch festlegt, werden in der EN 16931 Format, Datenstruktur und Syntax als Standards definiert. Die speziellen Anforderungen der einzelnen EU-Länder werden in Form von sogenannten Core Invoice Usage Specifications (CIUS) definiert. So auch für Deutschland: Die XRechnung beinhaltet zusätzlich länderspezifische Aspekte, wie Geschäftsregeln, Beschreibungen usw. und kann damit als nationale Variante der EU Norm EN 16931 verstanden werden.

XRechnung Entwicklung und Historie

Datum	Beschreibung
26.05.2014	Inkrafttreten der EU Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern
01.12.2016	E-Rechnungsgesetz verabschiedet
16.10.2017	E-Rechnungsverordnung bestimmt XRechnung als Standard für Deutschland
16.10.2017	Veröffentlichung der Norm EN 16931. Ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell, die die Pflichtelemente einer elektronischen Rechnung definiert.
18.04.2019	Pflicht zur Annahme von eRechnungen für oberste Bundesbehörden
18.04.2020	Pflicht zur Annahme von eRechnungen für alle Rechnungsempfänger des Bundes
27.11.2020	Rechnungsaustausch mit XRechnung verpflichtend für alle Länder und Kommunen

Was ist eine elektronische Rechnung
und was ist sie nicht?

Eine Rechnung in digitaler Form stellt nicht automatisch eine elektronische Rechnung dar. Eine elektronische Rechnung nach EU Norm bildet einen strukturierten Datensatz ab. Den entscheidenden Unterschied bildet die vollautomatisierte Maschinenlesbarkeit dieser strukturierten Daten, die eine elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Anders ist es bei digitalen Rechnungen beispielsweise als PDF, Scan, jpeg oder docx. Hierbei kann die Rechnung elektronisch versendet und empfangen werden, jedoch sind die enthaltenen Rechnungsinformationen nur bildhaft vorhanden und müssen manuell oder durch zusätzliche Systeme strukturiert und in ein Buchführungssystem überführt werden.

Die XRechnung erfüllt die Vorgabe von strukturierten Daten dadurch, dass sie auf XML basiert. XML als Auszeichnungssprache stellt hierarchisch strukturierte Daten im Format einer Textdatei dar und kann von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden. Bei dem ZUGFerd-Format sind XML-Daten in ein PDF-Format eingebettet, also strukturierte Daten mit bildhaften Daten verknüpft. Auch solche Hybrid-Formate zählen als elektronische Rechnung, solange die Rechnungsinformationen gemäß Norm EN 16931 maschinell verarbeitet werden können.

XRechnung Einsatz /
Für wen ist die XRechnung Pflicht?

Seit spätestens November 2020 ist die elektronische Rechnungsausstellung an öffentliche Behörden Gesetzesgrundlage in Deutschland. Somit sind alle Unternehmen, die im Bereich B2G operieren, betroffen. Lieferanten und Behörden müssen in der Lage sein, eine XRechnung als Austauschformat senden, empfangen und verarbeiten zu können.

Ausnahmen:

1. Direktauftrag gem §14 UVgO: Auftragswert ist unter 1.000 € (exkl. Umsatzsteuer)
2. Rechnungsdaten, die der Geheimhaltung unterliegen (Verteidigungs- und sicherheits-spezifische Aufträge)
3. Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes (soweit der Schwellenwert nicht erreicht oder überschritten wird)

Der XRechnung-Standard

Die XRechnung verfügt über alle Kernelemente, die in der EN 16931 vorgegeben sind.

Die Kernelemente einer elektronischen Rechnung umfassen unter anderem

• Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID)
• Prozess- und Rechnungskennungen
• Rechnungszeitraum
• Informationen über den Verkäufer
• Informationen über den Käufer
• Informationen über den Zahlungsempfänger
• Informationen über den Steuervertreter des Verkäufers
• Auftragsreferenz
• Lieferungsdetails
• Anweisungen zur Ausführung der Zahlung
• Informationen über Zu- oder Abschläge
• Informationen zu den einzelnen Rechnungszeilenposten
• Rechnungsgesamtbeträge
• MwSt.-Aufschlüsselung

Darüber hinaus gibt die EU Norm zwei Syntaxen vor, die bei der Übermittlung von eRechnungen zulässig sind:

1. Universal Business Language (UBL)
2. UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Eine XRechnung ist damit nur dann gültig, wenn die oben genannten Informationen in strukturierter Form enthalten sind und in UBL oder CII übertragen wird.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-Identifikationsnummer dient in Deutschland zur Identifikation des Rechnungsempfängers und der korrekten Zuordnung eingehender Rechnungen an die zuständige öffentliche Hand. Für die Übermittlung von XRechnungen hat der Bund eine zentrale Stelle, die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes), eingerichtet. Hier werden alle eingehenden XRechnungen nach Konformität geprüft und anhand der Leitweg-ID dem öffentlichen Rechnungsempfänger weitergeleitet.

Eine Leitweg-ID ist ausschließlich für Rechnungsempfänger vorgesehen. Auftragnehmer benötigen keine Identifikationsnummer. Die Übermittlung der Leitungs-ID an den Rechnungssteller erfolgt bei der Auftragsvergabe - eine zentrale Datenbank existiert zur Zeit noch nicht.

Aufbau Leitweg-Identifikationsnummer:

Die Leitweg ID besteht aus verpflichtenden und optionalen Bestandteilen. Erforderlich sind Grobadressierung und Prüfziffer, während die Feinadressierung von Bund und Ländern nach eigenen Systemen vergeben werden kann.

• Grobadressierung: Kennziffern für Bundesland, Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde
• Feinadressierung: begrenzt auf max. 30 alphanumerische Zeichen
• Prüfziffer: numerische Prüfsumme, errechnet aus den vorherigen Stellen

XRechnung konvertieren und erstellen

Das Erstellen einer XRechnung erfolgt mittels Konvertierungslösungen. Bei der Umwandlung werden die Daten aus dem hauseigenen ERP-System exportiert und mithilfe eines Konvertierungsmoduls in das erforderliche XML-Format übertragen. Die daraus resultierende XRechnung kann nun an den Rechnungsempfänger versendet werden. Umgekehrt werden beim Rechnungsempfänger eingehende Daten im XML-Format erneut von einem Konverter in Schnittstellen des Empfänger Systems geschrieben. Der Konverter ist damit ein Tool für die Umwandlung und Transformation von internen Formaten in die standardisierte, einheitliche XRechnung und vice versa.

XRechnung versenden

Die Übermittlung von XRechnungen gibt in der Regel die beteiligte Behörde vor. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten der Versendung.

Besonders geeignet bei Einzelaufträgen oder in Ausnahmen:

E-Mail mit XML Anhang De-Mail mit XML Anhang EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)/VPS (Virtuelle Poststelle des Bundes) Webformular

Bei einem hohen Volumen an XRechnungen (ca. ab 100 je Monat) bietet sich besonders die vollautomatische Übermittlung über PEPPOL an.

Umstellung auf XRechnung
in ihrem Unternehmen

Für die Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen ist ein digitaler Rechnungsworkflow, digitaler Rechnungseingang, sowie ein revisionssicheres Rechnungsarchiv notwendig. Es ist zu empfehlen, im Rahmen eines internen Projekts eine IST-Analyse zu erstellen bei der es Rechnungsvolumen, Rechnungsarten, internes IT-System, Organisationsstruktur, Kunden- und Lieferantenanforderungen zu erfassen und zu bewerten gilt. Ferner ist es hilfreich mehrere Abteilungen wie Einkauf, IT und Rechnungswesen in das Projekt mit einzubinden, um für die Umstellung vor- und nachgelagerte Prozesse besser berücksichtigen zu können.