Gilbarco: Kommunikation ohne Tempolimit beim Tankstellenausrüster

Europaweite Servicegesellschaften von Gilbarco Veeder-Root übermitteln Ersatzteilaufträge automatisiert mit i‑effect® an das Zentrallager in Salzkotten.

Wer ein Auto sein Eigen nennt, hält die Produkte des Unternehmens regelmäßig in den Händen, wenngleich er dessen Namen kaum kennen wird: Gilbarco Veeder-Root ist weltweit der führende Anbieter von Lösungen und Technologien für die Tankstellenbranche und stellt Zapfsäulen, Kraftstoffmanagementsysteme, Lösungen für Tankinhaltsmanagement und dergleichen her. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Greensboro, North Carolina, wirbt bei seinen Kunden mit universellem Sortiment, globaler Reichweite und einem besonderen Kundenservice. Diesen zu gewährleisten, bedarf es einer schnellen Kommunikation zwischen den internationalen Standorten. Hierfür setzt Gilbarco auf EDI-Technologie von menten.

Europazentrale des Unternehmens ist Basildon, Großbritannien, das zentrale Ersatzteillager für den gesamten Kontinent befindet sich jedoch im nordrhein-westfälischen Salzkotten, dem Hauptproduktionsstandort der deutschen Gilbarco GmbH. Dort werden sämtliche Ersatzteile für Europa gelagert, um die Servicegesellschaften vor Ort von der logistisch aufwändigen Lagerhaltung zu entlasten. In einer von Gilbarco selbst entwickelten ERP-Software auf Basis von IBM i werden die Ersatzteile verwaltet und für den Versand vorbereitet. Wann immer in einem europäischen Land eine Tankstelle Reparaturbedarf hat, wendet sie sich an die örtliche Gilbarco-Niederlassung. Diese übermittelt den Reparaturauftrag nach Salzkotten und bestellt dort die notwendigen Ersatzteile.

Gilbarco EDI Kommunikation ohne Tempolimit

i‑effect® verknüpft heterogene Systeme – so fließen Daten ungehindert

Als 2013 ein europäischer Ersatzteil-Service-Hub eingerichtet wurde, ging es darum, Beschaffungsanfragen aus den unterschiedlichen Ländern möglichst schnell nach Salzkotten zu übermitteln. Das Ziel: 24 Stunden nach der Kundenanfrage soll der Servicetechniker der Landesgesellschaft bereits mit dem Ersatzteil an der Tankstelle sein und es installieren – mit der traditionellen Bestellmethode per Telefon, E-Mail oder Fax kaum zu schaffen. Denn die verschiedenen Positionen eines Auftrags mussten stets per Hand in die ERP-Software in Salzkotten eingepflegt werden, bevor die Bestellung überhaupt bearbeitet, konfektioniert und verschickt werden konnte. „Deshalb setzten wir von Beginn an auf elektronische Übermittlung via EDI“, sagt Elmar Teipel, ERP-Organisator bei der Gilbarco GmbH. „Mit i‑effect® verknüpfen wir heterogene Systeme, damit Daten ungehindert fließen können. Die Lösung der menten GmbH hat uns am meisten überzeugt, insbesondere was die Bedienung über ein zeitgemäßes User Interface angeht. Hier ist menten mit WebControl vergleichbaren EDI-Anwendungen weit voraus.“

So wurde i‑effect® mit Inbetriebnahme des Ersatzteil-Hubs in Salzkotten implementiert. In einem ersten Schritt band Gilbarco die Landesgesellschaften der nordischen Länder und Schottland an die Software an. Dort sind unterschiedlichste ERP-Applikationen im Einsatz. Sobald in Finnland eine Kundenbestellung eingeht, generiert das ERP-System einen Ersatzteilauftrag und übermittelt ihn als XML-File nach Salzkotten. i‑effect® konvertiert den XML-Datenstrom in das DB2-Format der IBM i-basierten ERP-Software. Diese Mappings erstellt die menten GmbH für Gilbarco im Outsourcing.

Anpassungen für das Mapping in Teamwork erarbeitet

Hierzu musste einiges angepasst werden. Elmar Teipel: „Ein Consulting-Partner wie menten war dafür ideal, denn er kennt sich mit EDI im IBM i-Umfeld aus, weiß aber nicht, wo in unserer ERP-Software welche Felder stehen, in die eingehende Bestelldaten eingetragen werden müssen.“ Damit das ERP-System von i‑effect® richtig „gefüttert“ wird, haben beide Projektpartner ihr Know-how zusammengetan. Aufwendiger wird es zum Beispiel, wenn Artikelnummern in Salzkotten einer anderen Nomenklatur folgen als etwa in Schweden, wo sie mit „140“ beginnen und neunstellig sind. Hierfür mussten, gleichsam als Übersetzung, Umsetzungstabellen eingerichtet werden. Ähnliches gilt für Adressen. Aus Schottland etwa kommen oft sehr lange Adressfelder mit Lieferanschriften. Damit diese im ERP-System richtig eingetragen werden können, hat das Projektteam neue Adresstabellen erstellt.

EDI Mapping i‑effect<sup>®</sup> MapGui Gilbarco

Sauber funktionierende Kommunikationslösung

„Einen EDI-Kanal einzurichten, ist also kein Fingerschnippen, sondern bedarf ordentlicher Vorarbeit“, weiß Elmar Teipel. „Wenn sie dann aber einmal steht, läuft die Kommunikation wie von selbst. Gemeinsam mit der menten GmbH haben wir eine sauber funktionierende Kommunikationslösung geschaffen.“ Diese läuft heute folgendermaßen: Sobald eine Bestellung in Salzkotten eintrifft, schickt i‑effect® automatisch zunächst eine Statusnachricht (Send Receipt) an den Absender. In i‑effect®s WebControl (Anwenderoberfläche) klickt der Bearbeiter einen Button „Bestellungen“ und hat den Überblick über alle eingetroffenen Aufträge. Im Vorfeld wird zugleich geprüft, ob der Bestand im Lager vorrätig ist. Manche Aufträge sind auch zusammengefasst, wenn z. B. aus Finnland Bestellungen von fünf unterschiedlichen Technikern eintreffen. Der Mitarbeiter vor Ort kann diese Aufträge in WebControl nach Ersatzteil oder auch nach Besteller sortieren, sie zusammenfassen und die Bestellung dann als einen einzigen Auftrag in das System fließen lassen.

i‑effect® informiert Absender über Status ihrer Ersatzteilanfrage

Öffnet der Bearbeiter die ERP-Maske, findet er alle Felder schon von i‑effect® vorbefüllt vor. Einen kompletten Auftrag einzugeben dauert im Schnitt drei bis vier Sekunden. Bei rund 220 Aufträge pro Tag zwar nur eine Zeitersparnis von knapp einer Viertelstunde, und doch kann so die Bearbeitung eines jeden Auftrags schneller starten und vor allem werden die Daten fehlerfrei übertragen, da ein Vertippen oder Verrutschen in der Zeile nicht mehr geschehen kann. Ein großer Vorteil der EDI-Technologie ist auch die größere Transparenz in dem Sinne, dass der Absender engmaschig über den Stand seiner Ersatzteilanfrage informiert wird: Ist der Auftrag bearbeitet, erhält er (nach dem Send Receipt) eine zweite Statusmeldung, bei Versand geht nochmals eine Shipping-Message als Avise raus. Gilbarco verwendet i‑effect® zusätzlich im Bereich der Rechnungsstellung. Allmorgendlich läuft ein automatischer Mapping-Job, der die DB2-Rechnungsdaten aus dem ERP-System ausliest, als XML-File aufbereitet und diese Invoice-Message an den Empfänger versendet. Dieser kann sie somit umgehend mit seiner Bestellung abgleichen.

Derzeit sind es vier externe Gesellschaften, mit denen Gilbarco auf diese Weise kommuniziert. Ob sie ebenfalls auf einer IBM i-Umgebung arbeiten oder völlig andere Softwaresysteme einsetzen, weiß Elmar Teipel gar nicht. Es muss ihn auch nicht interessieren, solange er i‑effect® als Vermittlungs- und Übersetzungsinstanz einsetzt, welche den Datenfluss zwischen den unterschiedlichen Systemen automatisiert. Mittelfristig sollen auch die Servicegesellschaften weiterer europäischer Länder mit Salzkotten nur noch per EDI kommunizieren. Die technische Infrastruktur steht, es geht nur noch um die jeweiligen Anpassungsarbeiten im Bereich des Mappings. Dass mit i‑effect® dafür eine flexible Lösung zur Verfügung steht, weiß auch Bernd Nieder, IT-Manager bei Gilbarco und zuständig u. a. für Netzwerkthemen: „Wir haben uns für die menten GmbH entschieden, weil deren Lösung exakt auf Kundenbedürfnisse angepasst werden kann. Die Flexibilität und Funktionalität und gerade die Bedienung über WebControl sind einzigartig und auch der Support des menten-Teams ist schnell und kompetent.“ Gute Voraussetzung also für den weiteren Ausbau der EDI-Kommunikation mit menten beim Tankstellenausstatter Nr. 1.

Das Unternehmen

Gilbarco Veeder-Root entwickelt Produkte für die Tankstellenbranche und ist die führende Marke für Lösungen und Technologien im Bereich Kraftstoffmanagementsysteme, Convenience-Shops, Kontrolle und Umweltwirksamkeit für den Kraftstoffvertrieb und benachbarte Märkte. Die Unternehmensgruppe besitzt Herstellungs-, Verkaufs-, Vertriebs- und Service-Niederlassungen in Nord- und Südamerika, Europa, Asien und im Pazifikraum. Der Hauptsitz befindet sich in Greensboro, NC, Produktions-, Forschungs- und Entwicklungszentren befinden sich in Deutschland, Italien, GB, Dänemark, U.S.A., Indien, Argentinien, Brasilien, China, Australien und Mexiko. Die Zentrale für Europa, den Nahen Osten und Afrika liegt in Basildon, Großbritannien.

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Herausforderungen
Der Tankstellenausrüster Gilbarco betreibt seit 2013 einen europäischen Ersatzteil-Service-Hub in Salzkotten. Gesucht wurde eine Möglichkeit, Beschaffungsanfragen aus verschiedenen europäischen Servicegesellschaften schnell an das Zentrallager zu übermitteln, um eine rasche Auslieferung der angeforderten Teile zu ermöglichen.
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Lösung
Eingehende XML-Nachrichten der Servicegesellschaften nimmt i‑effect® entgegen, konvertiert sie in das DB2-Format und befüllt das ERP-System in Salzkotten automatisiert mit den Bestelldaten in den richtigen Feldern. WebControl als grafische Benutzeroberfläche, die sich an modernen Maßstäben von Usability, Touch-Technik und intuitiver Bedienung orientiert, ermöglicht die intuitive Bedienung des EDI-Tools über alle gängigen Browser direkt auf IBMi.
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Nutzen
Die schnelle Auftragsanlage durch i‑effect® ist mitverantwortlich dafür, dass Gilbarco heute sein selbstgestecktes Service-Ziel einhalten kann: 24 Stunden nach der Kundenanfrage ist der Servicetechniker der Landesgesellschaft bereits mit dem Ersatzteil an der Tankstelle und kann es installieren.