Die zur Mühlen Gruppe: Extrawurst an der EDI-Theke

Mit der menten GmbH hat die zur Mühlen Gruppe einen EDI-Dienstleister, der schnell reagiert und mit seiner EDI‑Lösung i‑effect® ausgefallene Kundenanforderungen zeitnah umsetzt.

Mögen die Sortimente noch so verschieden sein, eines ist allen großen Handelsunternehmen gemein: Sie versenden und empfangen viele Geschäftsdokumente heute schon digital. Rechnungen, Lieferavise und Bestellungen gibt es nicht mehr in Papierform, sondern nur noch als elektronische Datenströme. Der Austausch der Geschäftsdokumente auf elektronischem Weg (EDI) ist damit im Handel zwar auf den ersten Blick Standard, weist allerdings im Detail so manche Besonderheit auf. Darauf muss sich ein Großlieferant wie die zur Mühlen Gruppe einstellen, die mit ihren Produkten bedient, was Rang und Namen im deutschen Lebensmitteleinzel- und fachhandel hat. Marken wie Gutfried, Böklunder oder Redlefsen kennt in Deutschland fast jede/r Verbraucher/in. Mit ihnen und weiteren ist die zur Mühlen Gruppe ein bedeutender Hersteller von Fleisch- und Wurstwaren. 4.500 Beschäftigte (saisonabhängig) produzieren jährlich mehr als zwei Milliarden Verpackungen. Entsprechend hoch ist die Anzahl an Rechnungen, welche die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens in ihrer ERP-Software SoftM produziert: Über 500 Fakturen verlassen das Haus Tag für Tag und werden per EDI an die großen deutschen Einzelhandelsketten übermittelt. Dafür nutzt die zur Mühlen Gruppe seit 2017 i‑effect®, die Lösung der menten GmbH für elektronischen Datenaustausch und Datenintegration auf IBM Power Systems.

Flexibler und schneller Support

„Wir sind im Jahr 2017 von einem anderen Anbieter zur menten GmbH gewechselt“ erklärt Norbert Ruhr, IT-Verantwortlicher des Unternehmens. Der Grund lag zum einen in der breiten Funktionalität, die i‑effect® bietet. Insbesondere aber muss sich ein EDI-Dienstleister aus Sicht Norbert Ruhrs durch Flexibilität und schnelle Reaktionszeiten im Support auszeichnen. Wenn ein Kunde Sonderwünsche in Bezug auf das Format eingehender Dokumente hat, sollte man diese als Lieferant auch schnell umsetzen können – wie die menten GmbH, auf deren Software i‑effect® die zur Mühlen Gruppe deshalb ihren elektronischen Datenverkehr derzeit peu a peu umstellt. Begonnen wurde mit den Ausgangsrechnungen; hier galt es dringend anstehende Änderungen bei ausgehenden INVOIC-Nachrichten für einen Großkunden einzurichten, was mit dem bisherigen Dienstleister nicht gelungen war. Es folgen elektronische Lieferscheine (DESADV), bei denen man sich Anfang 2019 noch in der Testphase befand. Eingehende Aufträge wurden zu diesem Zeitpunkt noch mit dem bisherigen Tool bearbeitet. Die menten GmbH installierte i‑effect® als dedizierten EDI-Server in der demilitarisierten Zone (DMZ) der IT-Infrastruktur des Kunden und betreut das System seitdem komplett. Im Tagesgeschäft des Rechnungsversands besteht die Arbeit vor allem in Neuanbindungen von Partnern und Prozessen.

Einzelhändler mit Extrawünschen

Man redet in der IT zwar viel von Standards, ein Blick in die Praxis – insbesondere des Handels – zeigt jedoch: Fast jeder hat individuelle Wünsche und spezifische Anforderungen, so dass die Ausnahme die Regel ist. An eine Einzelhandelskette zum Beispiel liefert zur Mühlen Gruppe Kartons, in denen sich nicht nur eine Wurstsorte, sondern verschiedene Produkte aus dem Sortiment befinden. Dies wollte das Unternehmen analog in der Rechnung aufgesplittet gekennzeichnet haben, nach Sorten und Mengen. Ein anderer Kunde wiederum arbeitet nicht mit der handelsüblichen European Article Nummer (EAN), sondern führt eigene Artikelnummern. Die Rechnungen müssen also in SoftM daraufhin angepasst werden. Anschließend sind die Daten mithilfe des Mappings in das EDIFICAT-INVOIC-Ausgangsdateiformat zu konvertieren. „Dies hat menten sehr schnell umgesetzt – ein deutlicher Qualitätssprung im Service. Der Dienstleister hat uns einfach durch seine Kompetenz überzeugt und die Fähigkeit, die gewünschte Nachrichtenart rasch umzusetzen“, so Norbert Ruhr. „Auch einfachere Aufgaben laufen bei menten nun in einer bisher nicht gekannten Geschwindigkeit ab.“

Monitoring jederzeit möglich

Der Service ist das eine, überzeugen konnte menten jedoch auch produkttechnisch. Laut Anwender/innen bei der zur Mühlen Gruppe ist i‑effect® um einiges komfortabler als andere EDI-Tools, was unter anderem die Fehlersuche angeht. Man kann eigenständig Analysen und Statistiken erstellen und mittels Protokollen überprüfen, ob und wann eine Nachricht angekommen ist, ob sie im Fehlerfall ein zweites Mal versendet wurde usw. So lassen sich unternehmenskritische Geschäftsprozesse mit externen Geschäftspartnern umfassend überwachen und steuern. „Eigentlich wollen wir das gar nicht, weil es nicht unser Kerngeschäft ist, wir betreiben nur ein rudimentäres Monitoring“, erzählt Norbert Ruhr. Allein die Möglichkeit täglich nachzusehen, ob die Nachrichten ordnungsmäßig verschickt wurden, ist für den IT-Leiter allerdings eine beruhigende Vorstellung. Bei i‑effect® funktioniert dies über eine grafische Benutzeroberfläche im Browser: WebControl bietet eine intuitive Bedienung und eröffnet damit ganz andere Möglichkeiten des Monitorings als beim klassischen Greenscreen. Wenn alle Rechnungsempfänger umgestellt sind, warten mit den Lieferavisen schon die nächsten Sonderwünsche, die es im DESADV-Format umzusetzen gilt. Hier hat zum Beispiel ein Kunde konkrete Vorstellungen, in welcher Form sogenannte Mischpaletten in der EDI-Nachricht dargestellt werden sollen. Ausgangspunkt für sowohl Faktura als auch Lieferscheine ist das SoftM-ERP-System des Lebensmittelherstellers. Die interne IT-Abteilung hat Schnittstellen entwickelt, die dem EDI-Konverter Rechnungs- bzw. Avisedaten zur Verfügung stellen. i‑effect® prüft regelmäßig, ob Daten abzuholen sind und konvertiert die Geschäftsvorfälle aus der Schnittstelle (Datenbank) aus SoftM im Zuge des Mappings so in die Formate EDIFACT INVOIC und DESADV, dass der Empfänger sie in seinen Systemen verarbeiten kann. Es folgt die elektronische Übermittlung per AS2 und X.400. Die menten GmbH regelt also auch die Einrichtung der technischen Anbindung zum Kunden hin und übernimmt damit jegliche EDI-relevanten Arbeiten für die zur Mühlen Gruppe: Bereitstellung der Software, Neuerstellung von Mappings, Anbindung von Partnern, EDI-Übermittlung und Support – ein EDI-Full-Service, ausgeführt auf der eigenen EDI- und Kommunikationsserver-Infrastruktur der zur Mühlen Gruppe.

Das Unternehmen

Die zur Mühlen Gruppe mit Hauptsitz in Böklund ist eines der führenden europäischen Unternehmen der Fleisch- und Wurstbranche. Mit 4.000 Mitarbeiter/innen produziert die zur Mühlen Gruppe jährlich an 11 Standorten in Deutschland und Polen mehr als zwei Milliarden Verbraucherverpackungen. Der Exportanteil der Firma beträgt 25%, die in 40 Länder der Welt geliefert werden. Die stark expandierende Firmengruppe setzt auf innovative Investitionen.

Rund 100 Millionen Euro sind in den letzten Jahren in die Optimierung der Betriebsabläufe geflossen. Die zur Mühlen Gruppe arbeitet mit einem integrierten Qualitätsmanagement und erfüllt damit nationale wie internationale Standards gemäß den Zertifizierungen BRC, Bio, Halal, IFS, ISO, RSPO und dem QS-Prüfsystem. Die Qualitätsmanagement-Aktivitäten werden zentral gesteuert im Technologie-Zentrum in Satrup.

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Herausforderungen

Schnelle Reaktionszeiten und ein flexibles Tool wie i‑effect® es ist, sind für die IT-Abteilung der zur Mühlen Gruppe entscheidend bei der Auswahl eines EDI-Dienstleisters. Das Unternehmen war mit seinen bisherigen Partnern nicht mehr zufrieden und suchte einen Service-Partner, der auch ungewöhnliche Wünsche seiner Geschäftspartner schnell umsetzen kann.

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Lösungen

i‑effect® wurde 2017 eingeführt und soll langfristig den gesamten elektronische Datenverkehr der zur Mühlen Gruppe übernehmen. Die EDI-Lösung der menten GmbH prüft über eine Schnittstelle zum ERP-System SoftM regelmäßig, ob Daten abzuholen sind und konvertiert die Daten aus der Datenbank mithilfe des Mappings in die Formate EDIFACT INVOIC und DESADV.

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Nutzen

i‑effect® bietet aufgrund seiner Flexibilität mehr Funktionalität als andere EDI-Tools. Der EDI-Prozess passt sich dabei mühelos an die bestehende Systemlandschaft an und richtet sich an den Bedürfnissen des Kunden aus. Über WebControl kann die zur Mühlen Gruppe bei Bedarf eigenständig Analysen und Statistiken erstellen und hat insgesamt eine höhere Transparenz über den elektronischen Geschäftsverkehr mit den Kunden.