Siblik: EDI-Einführung der einfachen Art

Mit i‑effect®, der Plattform für elektronischen Datenaustausch auf IBM i der menten GmbH, kommuniziert der österreichische Elektro- und Haustechnik-Spezialist Siblik mit seinen Geschäftspartnern sicher über das AS2-Protokoll. Die Übertragungskosten liegen deutlich unter denen des bisherigen Mailbox-Systems. Einrichten konnte der IT-Dienstleister von Siblik das System nahezu im Alleingang – dank Übersichtlichkeit und intuitiver Bedienung.

Seit vielen Jahren hat Siblik die IT-Betreuung seiner Client-Server-Landschaft an einen Dienstleister ausgelagert, die Net Professionals GmbH aus Wiener Neudorf. Diese kümmert sich um die mit VMWare virtualisierte IT-Infrastruktur von Siblik und leistet System- sowie Applikations-Support für System i. Wolfgang Königstedt, Geschäftsführer von Net Professionals: „Wir haben vor längerem auch die System i-Warenwirtschaft von einem internen Mitarbeiter übernommen, der diese selbst entwickelt hatte. Seitdem pflegen und erweitern wir das System.“

Aus der Warenwirtschaft als zentraler Anwendung heraus erzeugt Siblik Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise, pflegt Bestellbestätigungen ein etc. Seit kurzem hat das Unternehmen auch den Versand und Empfang solcher Dokumente und Mitteilungen – sprich: die elektronische Kommunikation mit seinen Geschäftspartnern – auf eine moderne technische Basis gehoben: mit der EDI-Software i‑effect® von menten.

Bislang kam dafür ein anderes EDI-Produkt zum Einsatz. Dessen Nachteil: Es beherrschte nicht AS2, das mittlerweile führende Kommunikationsprotokoll im elektronischen Datenaustausch. Als Version des Protokolls EDIINT (EDI über das Internet) besteht sein wesentlicher Vorteil gegenüber anderen EDI-Kommunikationswegen darin, dass die Übertragungskosten gegen Null gehen. Alles, was man braucht, ist eine Internetverbindung. AS2 überzeugt auch mit seiner Sicherheit: Elektronische Geschäftsdokumente beliebigen Formats werden in eine Art „Briefumschlag“ eingebettet, sodass sie mittels HTTP-/HTTPS-Protokoll über das Internet übermittelt werden können. Jede AS2-Nachricht erhält eine elektronische Signatur und wird verschlüsselt an die Empfangsseite übermittelt.

Bisheriges Mailbox-System zu teuer

Der Sicherheitsaspekt kam bei der bisherigen Übertragungsweise – einem auf Mailbox basierendem System - zwar auch nicht zu kurz. Dieses ist nach wie vor bei vielen System i-Anwendern standardmäßig im Einsatz. Allerdings ist seine Nutzung recht teuer, da für jede einzelne Nachricht Kosten anfallen. Robert Lolei, IT-Manager bei Siblik: „Solange es funktioniert und das Volumen nicht zu hoch ist, kann man es dabei belassen. Nachdem wir Net Professionals aber einmal haben nachrechnen lassen, wie viel wir durch eine moderne AS2-Lösung sparen könnten, war die Entscheidung für eine Modernisierung schnell gefallen.“

Auch technisch lief die vor langem in den Markt eingeführte Lösung nicht mehr einwandfrei; sie wird auch nicht mehr weiterentwickelt. Außerdem hätte sie sich künftig nur noch in der Cloud betreiben lassen. Das aber gefiel dem Elektro- und Haustechnik-Spezialisten nicht, der seine Anwendungen lieber im eigenen Haus betreibt.

Flexibel in das Mapping eingreifen

Auch die Anwenderoberflächen von i‑effect® kommen bei Net Professionals gut an – das IT-Team bei Siblik selbst bekommt diese gar nicht zu Gesicht. „Das EDI-Mapping kann man mit ein wenig IT-Verstand selbst im eigenen Haus einrichten“, berichtet Wolfgang Königstedt.

Der Aufwand, wenn Partner des Unternehmens Änderungen wünschen, sei dadurch wesentlich geringer. Denn EDI sei zwar ein Standard, doch in der Praxis möchte dann doch jeder sein eigenes Süppchen kochen und den Standard stets ein wenig anders auslegen, so die Alltagserfahrung des Geschäftsführers.

i-effect EDI Anwenderbericht Siblik flexible mappings

Über die i‑effect® *MAPGUI kann er nun sehr flexibel Anpassungen an den Mappings vornehmen, um dem einen Partner seine Order Response etwas individueller einzurichten, dem nächsten das Rechnungsformat etc. Früher mussten solche Änderungen an den Mappings durch den externen Partner erledigt werden – ein unnötiger Zusatzaufwand, da Net Professionals als Betreuer der Warenwirtschaft die Daten bereits schon sehr gut kannte. Mit den IT-Providern der Partner setzt sich Net Professionals zusammen und klärt die Mappings.

Auch für diese ist die neue EDI-Plattform bei Siblik eine Vereinfachung, da sie sich nicht mehr wie bislang darum kümmern müssen, die Daten von der Mailbox-basierten EDI-Lösung nochmals zu konvertieren. Doch davon bekommen die eigentlichen Nutzer – Siblik und seine Kunden/Lieferanten – erst gar nichts mit. Hauptsache, die Kommunikationsprozesse laufen. Im Hintergrund und alles in der Hand des einen Dienstleisters, der Net Professionals mit i‑effect®.

Lösung amortisiert sich dank günstiger Übertragungskosten in nur zwei Jahren

Auf der Suche nach einer zeitgemäßen EDI-Lösung für IBM i stießen die IT-Fachleute von Net Professionals auf i‑effect®. „Von dem reichen Funktionsumfang und der einfachen Bedienbarkeit waren wir sofort beeindruckt und empfahlen das Produkt daher unserem Kunden“, sagt Wolfgang Königstedt. Seit Sommer 2020 wird die Lösung im Unternehmen eingerichtet und eine Verbindung nach der anderen wird aufgebaut. Über AS2 ist jetzt eine direkte Verbindung zu den Partnern möglich. Davon gibt es knapp 15 – Kunden und Lieferanten –, mit denen hauptsächlich per EDI kommuniziert wird. Nachrichtenarten sind ORDERS, ORDRSP, DESADV und INVOIC. Das Volumen aller übermittelten Dokumentarten beträgt pro Monat zwischen 2.500 und 3.000 Stück. „Damit wird sich“, so Robert Lolei, „die Investition bereits in zwei Jahren amortisiert haben.“

i-effect EDI Anwenderbericht Siblik

Alle IT-Services aus einer Hand

Die Administratoren von Net Professionals wiederum sind mit einem Produkt, das sie neben der Warenwirtschaft selbst betreuen, wesentlich flexibler. Die vorige EDI-Lösung wurde hingegen von einem weiteren IT-Partner, dem Hersteller des Programms, gewartet und betreut. So erhält Siblik nun alle IT-Services aus einer Hand. Die System-i-Plattform und sämtliche Hard- und Software stehen lokal beim Unternehmen im Haus, gemanagt durch Net Professionals. Wegen Corona wurde auch die i‑effect®-Software komplett remote auf der technischen Basis installiert – und dies in kürzester Zeit und weitgehend reibungslos. Die i‑effect® Weboberfläche, in der die AS2-Kommunikation konfiguriert wird, beschreibt Wolfgang Königstedt als deutlich, einfach und selbsterklärend. Auch ohne AS2-Erfahrung konnte sein Team die Verbindung zum ersten Partner schnell einrichten. Bei darüber hinausgehenden Fragen ist der Support der menten GmbH schnell und kompetent zur Stelle.

Das Unternehmen

Siblik Elektrik ist ein österreichweit tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Wien. Namhafte in- und ausländische Hersteller aus der Elektro- und Haustechnik-Branche sind eng mit Siblik verbunden und werden teilweise schon seit Jahrzehnten exklusiv in Österreich vertreten. Das traditionsreiche Unternehmen wurde 1938 gegründet und blickt somit auf 80 Jahre Handelsvertretung zurück. Heute zählt Siblik Elektrik über 150 Beschäftigte an vier Standorten, in Wien, Graz, Vöcklabruck und Innsbruck.

i-effect EDI Anwenderbericht Siblik das Unternehmen
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Herausforderungen

Auf eine moderne technische Basis heben wollte Siblik Elektrik die elektronische Kommunikation mit seinen Geschäftspartnern. Diese lief schon zuvor per EDI ab, jedoch über ein Mailbox-basiertes System, welches das mittlerweile führende Kommunikationsprotokoll AS2 nicht beherrschte. Bei größeren Volumina entstehen mit solchen Tools zudem hohe Kosten für die Übertragung.

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Lösungen

Auf der Suche nach einer zeitgemäßen EDI-Lösung für IBM i stieß der IT-Dienstleister von Siblik, die Firma Net Professionals, auf i‑effect®. Beide – Endkunde wie Dienstleister – schätzen den reichen Funktionsumfang und die einfache Bedienbarkeit der menten-Software.

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Nutzen

i‑effect® beherrscht AS2 und sorgt damit dafür, dass die Übertragungskosten beim EDI-Verkehr von Siblik inzwischen gegen Null gehen. Bei einem monatlichen Dokumentvolumen zwischen 2.500 und 3.000 Stück wird sich die Investition in zwei Jahren amortisiert haben. Da sich EDI-Mappings in i‑effect® mit ein wenig IT-Verstand selbst im eigenen Haus einrichten lassen, sinkt zudem der Aufwand, wenn Partner des Unternehmens Änderungen wünschen.