Was ist EDIFACT?

Der Begriff UN/EDIFACT häufig auch nur "EDIFACT" steht als Abkürzung für den Begriff: "United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport".

Der Begriff bezeichnet ein internationales Standardformat für den elektronischen Datenaustausch (kurz EDI). Der UN/EDFICAT-Standard wird seit 1988 veröffentlicht und wird seitdem von der CEFACT (einer Gruppierung innerhalb der UNECE) regelmäßig aktualisiert.

Der EDIFACT-Standard ist überwiegend im europäischen Wirtschaftsraum vorzufinden. Das entsprechende Format in den USA heißt ANSI X12.

In halbjährlichen Abständen werden neue Versionen des Standards - auch Directories genannt - veröffentlicht. Die verschiedenen Versionen eines Jahres werden dann mit z. B. 18A und 18B bezeichnet (18A: erste Version 2018, 18B zweite Version 2018). Eine Übersicht über alle Directories finden Sie auf der offiziellen Webseite der UNECE. Die Directories enthalten die verschiedenen Nachrichtentypen, die bestimmten Geschäftsvorfällen bzw. -dokumenten entsprechen. Zu den gebräuchlichsten Nachrichtenarten gehören: ORDERS, ORDRSP, INVOIC, DESADV, SLSRPT und IFTMIN.

Was ist eine EDIFACT-Datei?

Eine EDIFACT-Datei gleicht im Prinzip einer einfachen Textdatei, die man mithilfe eines Texteditors öffnen kann. Häufig fehlen in EDIFACT-Dateien zur Minimierung der Dateigröße die Zeilenumbrüche (CRLF). Der EDI-Konverter braucht Sie zum Einlesen sowieso nicht, da jedes Segment mit einem Segment-Endezeichen (') beendet wird. Das besondere an EDIFACT-Dateien ist die biliterale oder allgemein gültige Abstimmung über den Aufbau (Syntax) der Datei.

Vereinfacht gesagt: Bei EDIFACT-Dateien weiß jeder von Vornhinein, was an welcher Stelle stehen muss bzw. könnte. Der Aufbau der Datei ist definiert.

Die folgenden Liste gibt einen Überblick über alle, von der UNECE veröffentlichten, EDIFACT-Nachrichtentypen (UNSM):

EDIFACT-Subsets

Neben den von der UNECE veröffentlichen Directories gibt es auch zahlreiche Subsets. Bei Subsets handelt sich um gekürzte, auf den von der UNECE standardisierten Nachrichtentypen, angepasste Directories.

Die Nachrichtenarten werden bei den verschiedenen Subsets auf die Anforderungen der jeweiligen Branche angepasst (Subsets dürfen dabei jedoch keine neuen Segmente oder geänderte Segmentreihenfolgen beinhalten. Ein Subset sollte immer mit dem übergeordneten UNECE-Standardformat lesbar sein). Das wohl bekannteste Subset ist das EANCOM-Subset der GS1. Das EANCOM-Subset beinhaltet, die für die Konsumgüterindustrie/Handel notwendigen Nachritentypen und Anpassungen. Auch in anderen Branchen gibt es die Subsets, die häufig von Branchenverbänden oder Interessengemeinschaften gepflegt werden.

Folgende EDIFACT-Subsets gibt es (DACH):

• CEFIC – Chemische Industrie
• EANCOM – Konsumgüterindustrie
• Edi@Energy – Strom und Gas (nur für Deutschland gültig)
• EDIBDB – Baustoffbranche
• EDIFICE – Elektronik-, Software- und Telekommunikationsbranche
• EDIFOR – Speditionsbranche
• EDIFURN – Möbelbranche
• EDIGAS – Ferngasgeschäft
• EDILEKTRO – Elektroindustrie / Elektrogroßhandel
• EDILIBE – Buchhandel
• EDIPAP – Papierhersteller / -großhandel / -verarbeitende Industrie
• EDITEC – Sanitärbranche
• EDITEX – Textilindustrie
• EDITRANS – Transportwirtschaft
• EDIWHEEL – Reifen- und Räderhersteller (inkl. AdHoc EDI)
• ETIS – Telekommunikation (nur für Rechnung)
• ODA/ODIF – Allgemeine Dokumentenformate
• ODETTE – Automobilindustrie
• RINET – Versicherungswirtschaft

Aufbau einer EDIFACT-Nachricht (Erklärung)

Eine EDIFACT-Nachricht besteht aus den nachfolgenden Syntax-Elementen (nach ISO 9735).

Segmente

Es gibt zwei Segmentarten:

• Service-Segmente (beginnen mit UN) UNH+1+ORDERS:D:18A:UN'
• Benutzerdaten-Segmente (Alle anderen) z.B. DTM+4:20181224:102'

Service-Segmente sind leicht zu identifizieren, denn diese beginnen immer mit den beiden Buchstaben "UN". Zu den Service-Segmenten gehören zum Beispiel: UNA (Zeichendefinitionen), UNB (Kopfinformationen), UNH (Nachrichtenkopf und Identifikation der Nachricht selbst), UNT und UNZ (Nachrichtenschluss).

Es gibt aber auch die Folgenden weniger bekannten Service-Segmente:

Die Benutzerdaten-Segmente enthalten die eigentlichen Nutzdaten der Nachricht, also Werte wie Beträge, Adressen, Mengen, etc. Beispiele für bekannte Benutzerdaten-Segmente sind: DTM (Datumsangaben), RFF (Referenzen), QTY (Mengen), NAD (Adressen), PRI (Preise), u.v.m.

Segmentgruppen (SGX)

In EDIFACT gibt es neben den Segmenten selbst auch Segmentgruppen. Eine Segmentgruppe besteht dabei aus mindestens zwei unterschiedlichen Segmenten. Als Beispiel: Die Segmentgruppe mit dem Namen SG29 in einer ORDERS besteht selbst aus den Segmenten LIN & QTY. Die Segmente, sowie die Gruppe, können dabei optional oder auch notwendig sein. Häufig kann sich die Segmentgruppe selbst oder die darin enthaltenen Segmente wiederholen.

Diese beiden Zeilen mit den Segmenten LIN und QTY sind Kindelemente der Segmentgruppe 29. Die Segmentgruppe selbst darf sich 200.000 mal wiederholen. Die Bestellung könnte demnach 200.000 unterschiedliche Positionen mit unterschiedlichen Mengen enthalten.

Datenelemente

Datenelemente stellen die kleinste Einheit einer EDIFACT-Nachricht dar. Sie enthalten "einfach nur" Daten und haben die Eigenschaften: Länge (z. B. 0-35) und Vorkommen (z. B.: Kann oder Pflicht). Das folgende Segment enthält das Datenelement C507 → 2380 aus dem Segment-DTM.

Das Datum wird im Format 102 dargestellt. Der Wert '102' (Datenelement mit Codeliste - siehe hierzu nächster Abschnitt) steht in einer Codeliste und bedeutet, dass das Datum in diesem Segment: '20181224' nach dem Format JJJJMMDD formatiert ist. Das Datenelement C507 → 2380 selbst enthält allerdings nur das Datum.

Datenelement mit dazugehörigen Codelisten

Datenelemente denen Codelisten zugeordnet sind, sollten nach Möglichkeit nur Werte aus der Codeliste enthalten. Eine Codeliste ist eine Liste mit Key-Value Paaren. Z. B. werden bestimmten Codes/Abkürzungen Bedeutungen zugesprochen. Ein Beispiel dafür sind die Incoterms in der Logistik: Der Code "EXW" bedeutet hier EX Works.

In der Praxis kommt es allerdings häufig vor, dass auch Freitexte anstelle der zugelassenen Werte befüllt werden. Moderne EDI-Konverter können Codelisten ergänzen oder beliebige Werte annehmen und warnen, wenn die übermittelten Codes nicht in der Codeliste enthalten sind. Empfohlen bzw. gedacht ist das eigentlich nicht.

In diesem Fall bedeutet der Code "AIP" aus der Codeliste: A free text question. Das bedeutet, dass das Segment was darauf folgt eine Frage beinhaltet: Lieferung bis Weihnachten möglich?

In diesem Fall bedeutet der Code AIP aus der Codeliste: A free text question. Das bedeutet, dass das Segment was darauf folgt eine Frage beinhaltet. Nämlich: Lieferung bis Weihnachten möglich?

Composite & Composite Datenelemente

Ein "Composite" enthält mehrere Composite Datenelemente. Damit kann ein Composite auch als eine Gruppe von Datenelementen innerhalb eines Segments bezeichnet werden.

Ein beispielweise häufig verwendetes Composite ist das Composite C507 im DTM-Segment. Hier sind drei Composite Datenelemente (2005, 2380 & 2379) in einem Composite zusammengefasst.

Trenn- und Steuerzeichen

In einer Nachricht werden die verschiedenen Elemente mit Trennzeichen getrennt. Im Wesentlichen sind dies die Datenelemente und die Composites. Welche Zeichen für das Trennen der Nachricht benutzt werden, wird im UNA Service-Segment festgelegt. In der Standarddefinition werden das Pluszeichen (+) zur Trennung von Datenelementen & Segmenten und der Doppelpunkt (:) für Composite Datenelementen verwendet.

Ein weiteres wichtiges Steuerzeichen ist das Segment-Endezeichen, das im Standard ein einfaches Hochkomma ist. Mithilfe dieses Zeichen wird das Segment geschlossen bzw. ein neues eingeleitet. Im Produktivbetrieb eines EDI-Systems, wird zu Gunsten der Dateigröße in der EDIFACT-Nachricht auf die Zeilenumbrüche (CRLF) verzichtet.

Beispiel einer Bestellung in EDIFACT (EDIFACT ORDERS)

Die folgende EDIFACT-Datei zeigt eine via Edifact versendetete Bestellung vom 01.12.2018 an die Firma Amazon (GLN: 4062268000006). Absender der Nachricht ist die Firma menten (GLN 439990154499). Mit der Bestellnummer ORD4711 wird ein Weihnachtsbaum (1. Stück) bestellt.

Die Definition/Directory oder die EDIFACT-Nachricht selbst kann man sich auch mithilfe eines EDI-Viewers einfach anzeigen lassen.